Nous recherchons une Assistante de Département bilingue anglais pour rejoindre une équipe de créateurs. Vous évoluerez au sein d'une équipe créative et passionnée, dans un environnement dynamique où l'innovation et la collaboration sont valorisées.
Responsabilités :
- Assister la Directrice Créative dans ses tâches quotidiennes.
- Gérer le planning de l'équipe de 17 créateurs (déplacements, congés, télétravail, etc).
- Gérer les déplacements professionnels (réservation des billets d’avion, hôtels, visas, etc) et saisir les notes de frais.
- Organiser les réunions internes et les événements d'équipe (réservation de salles de réunion, organisation de petits déjeuners, déjeuners).
- Gérér les Commandes de fournitures de bureau et autres commandes diverses : Saisie des données dans SAP, création de fournisseurs
- Onboarding des nouveaux arrivants : Commande du matériel informatique et des accès logiciels nécessaires ; organisation du parcours d’onboarding
- Assurer la communication et la liaison entre les différents départements.
- Cette liste n’est pas exhaustive
Profil Recherché :
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique et créatif.
- Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Anglais écrit et parlé courant.
- Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams).
- Expérience avec Concur pour la gestion des voyages et des notes de frais.
- Connaissance de SAP.
- Rigueur et proactivité dans l'exécution des tâches.
- Niveau de formation requis : Bac + 2
- 10 ans d’expérience dans un poste similaire.
Soft Skills :
- Empathie et sens du service, essentiels pour soutenir l'équipe et la direction
- Patience et organisation, pour gérer efficacement les tâches multiples.
- Capacité à prendre du recul et à travailler de manière autonome, en prenant des initiatives.
- Excellente gestion du temps, pour respecter les délais et prioriser les tâches.
A noter qu'il s'agit d'un poste non-cadre.
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